Tips Memilih Venue Yang Tepat Untuk Event 

Suksesnya sebuah event tentu ada banyak faktor salah satunya keberhasilan dalam pemilihan venue yang tepat dan sesuai dengan jenis event.

Ketika Sebuah perusahaan sedang merencanakan untuk mengadakan event, salah satu poin penting yang harus dipikirkan adalah menentukan lokasi event yang sesuai. 

Hal ini merupakan salah satu tugas event organizer, merekomendasikan & memberika opsi Venue yang tepat untuk event.

Apa yang dimaksud dengan lokasi yang sesuai? Yang dimaksud dengan sesuai di sini adalah bagaimana sebuah venue dapat mengakomodasi kepentingan event tersebut.

Sebelum memilih venue yang tepat, beberapa hal mendasar yang harus dipelajari dalam sebuah event adalah siapa sponsor penyelenggara, siapa brand atau produk penyelenggaranya, siapa audience yang ditunggu, dan berapa target audience-nya? 

Setelah itu sebagai EO juga harus mempertimbangkan beberapa hal, yaitu kepantasan sebuah venue.

Tingkat keamanan dan kenyamanan, nilai strategis venue agar objective event tercapai, dan yang terakhir adalah harga venue.

Kapasitas Venue yang Tepat

Ukuran sebuah event juga dapat menentukan kesuksesan sebuah event. Ukuran venue yang terlampau kecil akan berpontensi pada ketidaknyamanan yang berujung pada turunnya image event di mata penontonnya.

Venue yang terlampau kecil juga dapat menyulut kerusuhan besar.

Sementara ukuran event yang terlampau besar juga dapat menimbulkan dampak buruk apabila tidak sesuai dengan jumlah audience yang hadir. 

Penyelenggara pasti ingin event nya full house. Namun karena venue nya terlampau besar jika dibandingkan dengan audience yang hadir, maka acaranya pun terlihat kosong dan mendatangkan kesan jika event nya tidak sukses.

Contohnya, jika Anda akan menyelenggarakan konser dengan target audience sebanyak 10.000 orang, maka sebaiknya menggunakan venue seluas lapangan bola dengan format festival. 

Dengan begitu, penonton akan terlihat cukup padat namun juga aman. 

Di luar area festival masih dapat dibuat konten pendukung event, semisal food court, bazar, games, booth experience, dan lainnya.

Kepantasan event yang terkait dengan keamanan dan kenyamanan juga penting dipertimbangkan dalam pemilihan sebuah venue. 

Contohnya, untuk menghindari sebuah event konser rock dari terjadinya sebuah kerusuhan, ada baiknya jika kita menyewa sebuah lapangan yang dekat dengan komplek atau markas institusi keamanan seperti lapangan Kodam, Brimob, dan sejenisnya. 

Venue pada lokasi ini cenderung aman dari kerusuhan dan penonton yang berniat datang ke event juga sudah mempersiapkan diri untuk tertib karena lokasi venue sudah berkesan “berbahaya” untuk pelaku kerusuhan.

Venue yang dianggap nyaman juga biasanya venue yang dekat dengan bermacam fasilitas umum, semisal restoran, terminal sehingga aksesibilitasnya mudah, rumah sakit, dan lain-lain.

Informasi Venue

Berbarengan dengan pembangunan konsep perancangan event, ada baiknya jika kita melakukan survei lokasi terlebih dahulu.

Buatlah checklist akan hal mendasar yang sudah dijelaskan di atas apakah semuanya sudah terpenuhi pada venue yang kita survei atau belum. 

Biasakan untuk mensurvei lebih dari satu venue sebagai bahan komparasi bagi klien ataupun sponsor. Catat semua informasi yang dibutuhkan, mulai dari ukuran, fasilitas, hingga harga sewa agar lebih akurat sebagai bahan pertimbangan.

Tiap-tiap venue pasti memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Tugas kita sebagai event organizer lah untuk menggali venue mana yang memiliki kelebihan sebanyak mungkin dan kekurangan seminimal mungkin. 

Berdasarkan kajian tersebut, maka kita harus dapat memberikan saran yang dapat dipertanggungjawabkan kepada klien ataupun sponsor, venue mana yang terbaik agar objective pelaksanaan event dapat tercapai.

Salah satu hal penting yang harus kita lakukan sebagai EO adalah membangun jaringan dengan pemilik venue di luar dan dalam Kota.

Hal ini agar kita dapat merespon permintaan klien ataupun sponsor secara cepat dan dapat menyuguhkan beragam alternatif venue pada klien ataupun sponsor. 

Dan setelah konsep serta proposal sudah disetujui, maka kita harus melakukan survei lokasi dengan membawa survey sheet yang berisi informasi detail mengenai venue tujuan.

Brand Penyelenggara Membutuhkan Venue yang Tepat

Tiap-tiap brand atau produk membutuhkan venue yang sesuai.

Katakanlah produk yang ditujukan untuk kalangan  muda atau milenial, maka pemilihan venue pun harus didasari pada tren yang sedang berkembang di kalangan milenial. 

Harus dipelajari venue mana saja yang sedang happening saat ini.

Karena venue-venue yang sedang menjadi buah bibir di kalangan milenial, pastinya akan meningkatkan animo milenial yang akan mendatangi event tersebut.

Contoh lainnya adalah, sebaiknya kita menghindari venue yang berkesan mahal untuk target audience menengah ke bawah. 

Dan kita juga harus menghindari venue yang kurang bergengsi untuk target audience menengah ke atas.

Kesesuaian dalam memilih venue akan membawa dampak suksesnya suatu event, sekaligus penanda bagi brand penyelenggara.