6 Tools AI yang Bikin Manajemen Event Makin Sat-Set

Source: startupcampus.id

Bagian artikel ini

Halo Sobat EastPro!

Buat kamu yang berkecimpung di dunia event atau berprofesi sebagai event planner, pasti pernah kan ngerasain gimana hectic-nya mengurus event? Kayak tiba-tiba harus jadi superhero yang bisa beresin seribu kerjaan dalam satu waktu. Mulai dari brainstorming konsep, ngatur budget, koordinasi vendor, promosi, sampai eksekusi di venue, semua serba buru-buru dan butuh kecepatan ekstra. Tapi tenang aja, di era yang serba digital ini, kamu gak harus buang waktu dengan cara manual. Ada banyak tools AI buat event yang siap bantu bikin manajemen event kamu jadi lebih cepat, gampang, dan sat-set!

AI buat Event Makin Sat-Set

Sobat, kecerdasan buatan alias Artificial Intelligence (AI) bukan cuma buat robot-robotan di film aja loh! Sekarang, AI udah dimanfaatkan di berbagai bidang termasuk oleh event organizer (EO) buat bikin manajemen acara jadi super sat-set. Penasaran kan, tools AI buat event apa saja sih yang bisa kamu coba? Kuy, langsung saja kita bahas 5 alat AI paling keren yang siap mengubah hidup kamu sebagai event planner!

1. Notion AI

Notion AI bisa bantu kamu buat nyusun konsep dan planning. Kalau kamu suka bingung saat mulai nyusun konsep event, Notion AI bisa jadi partner terbaik. Dengan fitur AI-nya, kamu bisa brainstorming ide, bikin rundown acara, checklist tugas, sampai semua catatan penting dengan lebih rapi dan efisien.

Yang serunya lagi, Notion AI juga bisa bantu generate ide-ide kreatif buat tema event atau bantu bikin brief ke vendor. Jadi, semua kerjaan lebih cepat beres!

Kelebihan Notion AI buat event:

Konsep dan to-do list lebih rapi dan terstruktur
Kolaborasi tim jadi makin gampang
Hemat waktu buat brainstorming ide

2. ClickUp

Kalau kamu mau manajemen event yang rapi, sat-set, dan super terorganisir, ClickUp wajib masuk list kamu. ClickUp bukan cuma task manager biasa. Di dalamnya kamu bisa buat timeline, assign tugas ke tim, pasang deadline, bahkan ngelacak progres event secara real time. Plus, fitur automations di ClickUp bisa bantu kamu buat reminder otomatis, update status otomatis, dan mengurangi tugas-tugas repetitif yang makan waktu. Beneran lifesaver buat EO yang handle event skala besar!

Kelebihan ClickUp:

Semua task, timeline, dan komunikasi tim dalam satu platform
Reminder otomatis biar gak ada yang kelewat
Custom view (Gantt Chart, Calendar, Board) buat planning event lebih fleksibel
Integrasi gampang ke berbagai tools lain kayak Slack, Google Drive, dan Zoom

Click Up juga bisa loh diintegrasikan dengan AI untuk bikin perencanaan event. Kamu bisa lebih mudah untuk bikin konten acara, cari vendor, venue dan pembicara. ClickUp AI juga bisa digunakan untuk bikin template perencanaan event dan pengaturan tugas dalam manajemen acara.

3. Trello + AI Integration

Trello dengan integrasi AI juga bisa banget dimanfaatkan untuk manajemen timeline event kamu. Planning event makin sat-set dan manajemen timeline juga jadi rapi. Aplikasi Trello bisa kamu integrasikan dengan ekstensi AI karena Trello punya sistem "power-up" yang memungkinkan pengguna untuk menambahkan fitur tambahan, termasuk fitur berbasis AI.

Nah, integrasi ini bisa banget bantuin dalam manajemen event seperti otomatisasi untuk bikin reminder, menyusun prioritas tugas, dan penyajian informasi lainnya. Adanya alert atau reminder juga bikin gak ada lagi drama di last minute!

Kelebihan Trello + AI buat event:

Timeline event lebih terkontrol
Progress kerjaan bisa dipantau real-time
Reminder otomatis yang anti kelupaan

4. ChatGPT

Nah, kalo ini pasti Sobat EastPro udah tahu semua kan? Yap! AI berbasis teks ini efektif bantuin kamu untuk bikin copywriting yang cepet buat undangan, caption sosmed, proposal ke klien, atau bahkan skrip MC. Tinggal kasih instruksi, kamu bisa dibantuin bikin teks keren sesuai yang dibutuhkan.

Apalagi buat event festival atau launching produk yang butuh konten catchy dan engaging, ChatGPT ini bener-bener memudahkan banget. Plus, untuk setiap instruksi, kamu bisa minta banyak opsi juga.

Kegunaan ChatGPT dalam manajemen event:

Bikin konten promo kilat
Variasi gaya bahasa sesuai audiens
Hemat waktu nulis proposal dan brief

5. Canva Magic Design

Untuk kebutuhan visual promosi, misalnya poster, feed IG, atau banner event, bisa banget nih Sobat pakai tools satu ini. Canva Magic Design bisa bantuin bikin desain kilat dengan hasil visual yang kece. Canca Magic Design adalah tools Canva yang juga udah terintegrasi dengan AI, sehingga cukup dengan brief atau instruksi, maka kamu bisa dapatkan gambar atau visual yang diinginkan. Tinggal pilih, edit dikit, langsung gas buat promosi event!

Manfaat Canva Magic Design:

Cepet bikin materi promosi
Banyak template ready-to-use
Visual event lebih profesional

6. Boomset

Ada satu lagi nih, AI buat event yang bermanfaat banget untuk solusi registrasi peserta acara. Boomset bisa jadi alat untuk mengeliminasi drama di hari H event yaitu antrian panjang atau error pas check-in.

Makanya, buat event profesional, pakai Boomset akan bantuin kamu untuk otomatisasi registrasi peserta, generate badge, bahkan bisa pake face recognition buat check-in!

Boomset efektif untuk:

Registrasi peserta super cepat
Antrian lebih minim
Data peserta lebih rapi

Perlunya Pakai AI Buat Event Makin Sat-set

Sobat EastPro, pake tools AI buat event itu bukan sekadar ikut-ikutan tren ya, tapi beneran bisa bikin kerjaan kamu lebih ringan dan hasil event pun lebih maksimal.

Ini beberapa keuntungannya:

Hemat waktu, tugas-tugas repetitif bisa otomatis
Efisiensi kerja karena tim lebih fokus ke hal strategis
Lebih akurat: data dan timeline lebih terkontrol
Lebih kreatif: AI bisa bantuin kamu dapetin insight dan ide-ide segar

Hal yang Harus Diperhatikan

Sobat, dalam penggunaan tools seperti AI, ada juga yang harus diperhatikan ya. Antara lain:

Pilih tools yang sesuai kebutuhan. Jangan semua dipake, nanti malah pusing sendiri.
Cek keamanan data. Pastikan tools-nya aman, apalagi buat data peserta event.
Lakukan tes dulu dan pastikan semua tools berfungsi lancar jauh sebelum hari H.
AI hanyalah alat bantu, untuk kreativitas, kamu tetap perlu memberikan sentuhan khusus agar event berjalan sukses dan mengesankan.

Nah Sobat EastPro, gak cuma dengan tools AI, untuk bisa bikin event yang profesional, kamu bisa banget loh kolaborasi bareng EO, seperti EastPro Event Organizer. Jangan khawatir karena manajemen event-nya juga dijamin sat-set, rapi, kreatif, dan efisien.

EastPro adalah EO Jakarta terbaik yang udah terbukti bisa bikin event corporate, MICE event, pameran, hingga event festival jadi super memorable! Yuk, mulai upgrade cara kamu manage event bareng tim profesional EastPro! Konsep yang fresh, manajemen yang efektif serta eksekusi yang rapi dari EastPro Warriors pastinya akan bikin event kamu jadi momen yang nggak terlupakan!