7 Life Hack Simpel Buat Perencanaan Event yang Efektif

Halo Sobat EastPro!

Kalo kamu mau bikin event yang sukses, mau event besar atau kecil sekalipun, semua butuh perencanaan yang matang. Siapin event emang gak mudah dan pastinya butuh strategi yang tepat. Bahkan, baru ngerencanain aja kadang udah deg-degan kalo gak tahu triknya. Tapi, gak usah khawatir. MinPro bakal share life hack perencanaan event yang simpel namun super efektif buat kamu untuk memastikan persiapan event kamu berjalan lancar, no drama dan tanpa stres. Life hack ini bakal bantu kamu siapin event dengan tetap tenang dan terorganisir. Apa aja? Let’s get into it!

Life Hack Perencanaan Event

Sobat, rencana event ibarat peta penunjuk jalan, gimana nantinya event bakal dieksekusi. Event management pun dibutuhkan agar event sukses sesuai tujuan. Tapi, kita gak akan bahas perencanaan yang kompleks seperti gimana mencari venue, koordinasi dengan vendor, bikin konsep acara, dan sebagainya. Kalo soal yang itu, pastinya kamu bisa banget loh kolaborasi bareng EastPro Event Organizer!

Nah, kali ini, MinPro bakal kasih life hack simpel, trik-trik yang bisa kamu lakukan yang terkait dengan perencanaan event. So, siapa bilang rencanain event tuh harus ribet? Dengan life hack simpel dan super efektif ini, kamu bisa bikin perencanaan event dengan happy, tanpa merasa terbebani.

1. Bikin Planning Jauh-Jauh Hari 

Jangan jadi tim dadakan atau tunggu deadline di depan mata. Buatlah perencanaan jauh-jauh hari biar kamu punya waktu cukup untuk menata semua detailnya. 

Life hack:

Bikin agenda dan jadwal yang rinci untuk event kamu dan catat di kalender. Tetapkan prioritas, lalu berikan penanda dengan warna berbeda untuk tiap tugas yang harus kamu kerjakan. Kamu bisa pakai sticky notes warna-warni. Contohnya, kasih warna merah buat agenda penting, biru buat hal-hal teknis dan hijau untuk jadwal meeting dengan tim.  Hal simpel seperti ini bakal bantu kamu kelola waktu lebih efektif. 

2. Siapkan Perlengkapan di Malam Sebelumnya

Buat kamu yang super sibuk dengan pekerjaan, coba untuk bikin rutinitas yang akan berguna untuk perencanaan event. Siapkan semua perlengkapan di malam sebelumnya. Gak cuma sebelum hari H event, tapi setiap hari saat kamu melakukan persiapan. Jangan sampai ada dokumen, gadget atau peralatan ketinggalan gara-gara kamu gak prepare. Bakal jadi horor yang bisa merusak agenda yang udah direncanakan. 

Life hack:

Bikin checklist dan packing segala keperluan di malam sebelumnya. Cara simpel ini bakal nge-save waktu dan tenaga kamu, apalagi kalau aktivitas atau event kamu mulai pagi-pagi buta!

3. Bikin Prioritas Waktu

Event planning tuh ada banyak yang dipikirkan dan dikerjakan, tapi jangan sampai bikin kamu kewalahan. Bikin deadline dan prioritas waktu untuk segala aktivitas perencanaan event dan fokus di hal-hal penting. Berikan perhatian penuh untuk hal yang paling mendesak. Jadi, ketika energimu masih penuh dan fresh, kamu bisa selesaikan tugas yang urgent duluan. 

Life hack:

Tuliskan semua agenda perencanaan dan persiapan event kamu. Lalu, kamu juga bisa pakai metode time blocking, yaitu alokasikan waktu khusus untuk tiap tugas atau aktivitas. Misalnya, 2 jam untuk meeting dengan tim, 1 jam untuk bikin rundown acara, dst. Kerjakan satu-satu dan hindari multitasking karena kamu bisa kehilangan fokus. Sebisa mungkin patuh pada waktu yang udah kamu tetapkan sehingga semua bisa selesai sesuai deadline dan gak ada delay.  

Dengan cara ini, waktu kamu lebih terstruktur sehingga semua persiapan event bisa berjalan lancar. 

4. Cek Sosmed di Waktu Tertentu Aja

Sobat EastPro, zaman sekarang media sosial emang penting. Tapi, bisa jadi gangguan kalo pakainya keterusan dan gak dikendalikan. Terlalu sering ngecek sosmed bisa bikin kamu kehilangan fokus dan menurunkan produktivitas, loh! So, batasi penggunaan sosmed kamu dan cek di waktu tertentu aja, misalnya hanya 10-15 menit tiap 3 jam sekali. Kamu bisa tetap up to date tanpa harus terganggu di saat-saat penting dalam perencanaan event.

Life hack:

Kamu bisa download aplikasi khusus untuk melacak waktu penggunaan media sosial dan bisa kasih reminder saat terlalu lama buka medsos. Atau, paling sederhana kamu pasang alarm untuk membatasi waktu saat menjelajah sosmed.

5. Pakai Kalender Digital

Udah zaman digital, kamu juga lebih baik pakai kalender digital dalam perencanaan event. Reminder-nya bisa langsung dikirim ke email dan ponsel sehingga kamu gak akan lupa setiap detail tugas dan agenda penting. 

Life hack:

Kamu bisa gabungkan penggunaan antara kalender fisik dan digital untuk saling mendukung. Sinkronkan penggunaan kalender digital di beberapa perangkat sehingga setiap aktivitas atau agenda tercatat di semua gadget kamu.

6. Olahraga Rutin Biar Badan Tetap Fit

Gak cuma otak yang harus bekerja maksimal saat planning event, fisik juga harus tetap fit ya, Sobat! Jadi, penting banget buat menjaga kebugaran dengan olahraga rutin. Selain buat kesehatan, olahraga juga bisa menghilangkan stres. 

Life hack:

Lakukan olahraga ringan seperti jogging dan stretching di pagi hari, atau yoga di akhir pekan untuk menjaga fleksibilitas tubuh. Jangan lupa asupan makanan bergizi dan air putih yang cukup. 

7. Istirahat Cukup dan Jangan Lupa Me-Time

Buat event planner, istirahat yang cukup dan me-time itu penting banget. Jangan sampai kamu over-scheduled sehingga gak ada waktu buat rebahan barang sebentar. Atur waktu di kantor, jadwal tidur, atau kamu juga bisa rileks sebentar dengan nonton film dan baca buku. Me-time ampuh banget buat bikin pikiran fresh dan mood tetap positif. 

Life hack:

Saat waktu istirahat, kamu bisa keluar sebentar, stretching ringan agar badan gak kaku, atau sekadar ngobrol dan bercanda dengan teman kerja. Buka sosmed untuk lihat video-video lucu juga bisa bikin pikiran rileks.

Sobat EastPro, perencanaan event memang bisa jadi pekerjaan yang menantang. Nah, dengan life hack di atas, kamu bisa menghadapinya dengan lebih tenang dan terorganisir sehingga segala persiapan event kamu bakal berjalan sukses. Gak cuma untuk perencanaan event, tapi semua trik di atas juga bisa kamu terapkan dalam aktivitas atau pekerjaan sehari-hari.

Kalo untuk penyelenggaraan event-nya, kamu bisa banget bekerja sama dengan EastPro Event Organizer. EastPro adalah event organizer Jakarta terbaik yang udah berpengalaman menjadi penyelenggara MICE event untuk berbagai instansi, meliputi launching, gathering, awarding, exhibition, termasuk menjadi EO event festival dan konser musik.

EastPro bakal bantu secara profesional mulai dari perencanaan, konsep, persiapan dan eksekusinya. Dengan konsep yang kreatif dan inovatif serta perencanaan yang efektif, EastPro bakal bikin event kamu berjalan lancar, sukses dan berkesan. Yuk, wujudkan event keren kamu bersama EastPro!