Time Management ala EO untuk Meningkatkan Produktivitas

Halo Sobat EastPro! Setuju gak sih kalo ada ungkapan bahwa waktu begitu cepat berlalu saat bersenang-senang? Kita bisa menikmati waktu dengan hepi. Tapi saat disibukkan dengan pekerjaan, rasanya waktu pergi entah ke mana dan selalu kurang. Sudah menghabiskan banyak waktu, tapi masih saja belum terselesaikan. Itulah kenapa penting banget buat kita bisa mengatur waktu dengan baik agar semua aktivitas dan pekerjaan dapat berjalan lancar. 

Nah, di dunia Event Organizer (EO), manajemen waktu adalah kunci di balik suksesnya sebuah event. EO yang andal bukan cuma jago bikin event seru, tapi juga piawai mengatur waktu biar produktivitas maksimal dan semua rencana berjalan mulus tanpa drama. Event adalah sebuah momen kompleks yang butuh perencanaan dan koordinasi yang cermat. Kalo ada satu deadline atau detail yang terlewat, tentunya bisa bikin fatal. Oleh karenanya, tim EO atau crew event juga biasanya memiliki keterampilan manajemen waktu yang bagus. Buat kamu yang pengin lebih produktif, yuk, kita intip rahasia time management ala EO untuk meningkatkan produktivitas yang bisa kamu terapin di kehidupan sehari-hari!

1. Fokus pada Tujuan 

Event Organizer selalu punya tujuan jelas di setiap event yang dikelola. Mereka gak cuma asal jalan, tapi fokus ke apa yang pengin dicapai. Dengan fokus pada tujuan, semua aktivitas bisa dijalankan secara terarah sehingga bisa mengatur waktu lebih optimal, tak ada waktu yang terbuang sia-sia. 

Ini juga berlaku buat kamu nih, Sobat! Coba deh, setiap kali memulai pekerjaan atau kegiatan, tanyakan ke diri sendiri, “Apa sih yang pengin gue capai dan gimana cara yang efektif untuk mencapainya?” Fokus pada tujuan ini bakal bantu kamu tetap on track dan gak mudah terdistraksi. Dengan begitu, kamu juga akan lebih produktif dan tujuan bisa cepat tercapai.

2. Buat Timeline yang Detail

Salah satu hal yang bikin event sukses adalah timeline yang jelas. EO selalu punya jadwal terperinci dari awal perencanaan sampai hari H event. Jadwal tersebut mencakup semua tugas atau pekerjaan yang perlu diselesaikan dan deadline untuk tiap tugas. Jadwal seperti ini berguna banget buat memastikan bahwa semuanya bisa selesai tepat waktu. Jadi, mereka tahu kapan harus mulai, kapan jeda, kapan harus selesai, dan kapan waktu untuk antisipasi masalah. 

Nah, kamu juga bisa bikin timeline untuk tugas-tugas kamu. Pisahkan tugas besar jadi beberapa tahap kecil, buat prioritas dan tentukan deadline untuk masing-masing tahap. Ini bakal bikin kamu lebih teratur dan gak kewalahan.

3. Tepati Rundown, Jangan Melenceng

Rundown adalah pedoman EO saat event berlangsung. Mereka sangat ketat dalam menjalankan rundown, karena sedikit aja melenceng, bisa-bisa semua rencana berantakan. Sama halnya dengan pekerjaan atau aktivitas sehari-hari, penting banget buat kamu merancang rundown atau to-do list secara detail.  Selanjutnya, kerjakan tugas dan aktivitas kamu sesuai rencana atau rundown yang udah dibuat. Kalau udah punya jadwal atau to-do list, usahakan untuk menepatinya. Konsistensi ini yang bakal bikin produktivitas kamu naik level.

4. Punya Backup Plan Itu Wajib!

Dalam dunia event, EO selalu punya rencana Cadangan karena hal-hal tak terduga bisa muncul kapan saja. Plan B, C, bahkan D, selalu siap dijalankan kalau terjadi masalah. Dalam kehidupan sehari-hari, backup plan juga penting, loh! Misalnya, kalau tugas utama gak bisa selesai karena satu dan lain hal, kamu punya alternatif lain biar waktu kamu gak terbuang sia-sia. Dengan backup plan, kamu jadi lebih fleksibel dan siap menghadapi berbagai situasi.

5. Delegasikan Tugas

Mendelegasikan tugas juga merupakan bagian penting dari time management yang efektif. Tiap crew event punya spesialisasi pekerjaan atau keterampilan yang berbeda. Baik saat perencanaan maupun pelaksanaan sebuah event, ada beberapa tugas yang juga didelegasikan pada crew EO sesuai keahliannya. 

Dalam pekerjaan pastinya juga bisa kamu terapin nih, Sobat EastPro! Untuk meningkatkan produktivitas, jangan ragu untuk mendelegasikan tugas-tugas kepada tim sesuai bidang keahlian mereka sehingga masing-masing tetap fokus. Memang sih, kadang ada godaan untuk selalu ngecek secara detail dan memastikan pekerjaan selesai, tapi malah bisa berakibat buruk karena kontraproduktif. Nah, delegasi tugas akan menghemat waktu dan meningkatkan kinerja dan produktivitas tim. 

6. Kelola Distraksi dengan Cerdas

Saat menjalankan event, tim EO juga sering banget menghadapi distraksi, seperti masalah-masalah teknis yang muncul atau tugas lain yang menunggu di luar event. Tapi mereka punya cara jitu buat mengatasinya. Kuncinya adalah tetap tenang dan fokus. 

Kamu juga bisa mengelola distraksi dengan meminimalisir gangguan saat bekerja. Misalnya, matikan notifikasi yang gak penting, alokasikan waktu khusus buat istirahat dan scroll medsos biar gak ganggu kerjaan, atau bikin ruang kerja yang nyaman dan jauh dari kebisingan. Waktu kerja bakal lebih efektif, produktif dan minim gangguan.

7. Fleksibilitas 

Meski udah punya rencana yang matang, crew EO selalu siap untuk fleksibel. Mereka tahu bahwa di dunia event, perubahan itu biasa dan kadang harus improvisasi di tempat. Kemampuan menyesuaikan dengan rencana sesuai kebutuhan akan membuat time management yang lebih baik. 

Dalam pekerjaan sehari-hari, kamu juga harus bisa fleksibel dalam mengatur waktu. Jangan terlalu kaku dengan jadwal yang kamu buat. Kalau ada hal mendesak yang butuh perhatian, kamu harus siap menyesuaikan tanpa kehilangan fokus pada tujuan utama.

Mau Event Sukses? Yuk, Kolaborasi Bareng EastPro!

Sobat EastPro, sekarang udah tau ya, rahasia time management ala EO. Saatnya kamu terapkan tips-tips ini buat meningkatkan produktivitas di pekerjaan kamu atau aktivitas lainnya. 

Nah, kalau kamu butuh bantuan buat bikin event yang sukses tanpa drama, EastPro Event Organizer adalah partner yang tepat! EastPro adalah event organizer terbaik dengan pengalaman mengelola MICE event untuk perusahaan atau BUMN seperti peluncuran produk (launching), corporate gathering, acara penghargaan (awarding), serta exhibition dan music festival. 

Crew EastPro pada event Hari Listrik Nasional PT PLN (Persero)

Dengan tim yang solid dan dibekali time management yang ok, EastPro bakal memastikan semua berjalan lancar sesuai rencana. Yuk, wujudkan event impian kamu bareng kami!