Bikin Event Keren dan Tetap Hemat, Begini Atur Budgetnya!

"Kok bisa bikin event keren, tapi hemat budget?"

Bisa dong asal kita tahu caranya. Ngadain event keren memang sebuah impian, apalagi kalau bisa undang banyak orang dan bikin semuanya hepi. Tapi, sering kali budget jadi kendala utama. Kita pasti nggak mau dong kalau event yang kita bikin malah bikin kantong jebol? Makanya, penting banget buat kita belajar cara atur budget event yang efektif dan gimana merencanakan event keren yang bisa tetap hemat biaya. Yuk, kita bahas tips-tips jitu buat rencanain dan ngatur budget event dan cara-cara bikin event keren berkualitas tanpa perlu keluarin biaya yang bikin sakit kepala. 

Tips Merencanakan dan Mengatur Budget Event

Karena keberhasilan sebuah event juga tergantung dari gimana mengelola budgetnya, maka merencanakan dan mengatur budget event perlu dilakukan dengan efektif. Simak langkah-langkah berikut ya, Sobat!

1. Tentukan Tujuan Event

   Tujuan eventnya untuk apa nih, Sobat? Apakah peluncuran produk, event pemasaran, event korporat, event internal perusahaan, konser, atau penggalangan dana? Untuk event tertentu seperti konser atau pertunjukan, perencanaan budget juga bisa bertujuan untuk mengejar target profit.

2.  Identifikasi Kebutuhan

   Identifikasi semua kebutuhan event kamu meliputi lokasi, dekorasi, pengisi acara, promosi, teknologi yang digunakan, catering, serta logistik acara lainnya. Pertimbangkan juga apakah event akan dikerjakan sendiri atau pakai jasa event organizer. 

3. Riset dan Bandingkan Harga

   Cari tau semua informasi tentang tempat dan fasilitasnya. Riset vendor untuk katering, dekorasi, hiburan, dll dan bandingkan harganya. Cek juga biaya-biaya tambahan seperti keamanan, pajak, dll. Semakin banyak pilihan yang kamu punya, semakin besar kemungkinan kamu mendapatkan harga yang sesuai dengan budget.

4. Buat Budget Awal

   Buat budget awal yang realistis. Perkiraan biaya untuk setiap komponen event seperti tempat, katering, dekorasi, hiburan, promosi, dan lain-lain. Pisahkan biaya tetap (tidak berubah terlepas dari jumlah peserta misalnya sewa tempat) dan biaya variabel (tergantung pada jumlah peserta misalnya katering).

5. Tetapkan Prioritas

   Prioritaskan pada elemen-elemen yang paling penting untuk kesuksesan acara seperti lokasi, katering, teknologi, dan promosi. Untuk yang kurang penting, berikan anggaran yang fleksibel atau dipotong jika perlu.

6. Cadangan Dana

   Sisihkan sekitar 10-20% dari total budget event untuk biaya tak terduga. Pastikan ada fleksibilitas dalam beberapa pos anggaran yang bisa diubah jika diperlukan.

7. Kelola Pengeluaran

   Catat semua pengeluaran dengan detail dan bandingkan dengan budget awal. Sesuaikan berdasarkan realisasi pengeluaran. Jika ada pos yang melebihi budget, cari cara untuk menghemat di pos lain.

8. Evaluasi

   Buat laporan akhir berisi semua rincian pengeluaran dibandingkan dengan budget dan evaluasi untuk pengelolaan budget di masa depan. 

Sobat EastPro, jadi gak cuma kreativitas ya, yang bikin event kamu jadi keren. Perencanaan budget juga penting. Kalo udah tahu gimana rencanain dan atur budgetnya, satu langkah udah terlewati. Lanjuutt yaa, gimana caranya bikin event keren tapi tetap hemat. Yuk, cek! 

Strategi Bikin Event Keren dengan Budget Hemat

1. Lokasi yang Menarik tapi Terjangkau

   Pilih lokasi yang unik dan menarik, tapi tetap terjangkau. Misalnya, kamu bisa gunakan taman kota atau co-working space yang biasanya lebih murah dibandingkan gedung mewah.

2. Dekorasi Kreatif dengan Biaya Minim

   Dekorasi DIY bisa jadi solusi! Gunakan kreativitasmu untuk membuat dekorasi yang keren tapi murah. Manfaatkan barang-barang yang sudah ada atau sewa dekorasi untuk menghemat biaya.

3. Manfaatkan Teknologi dan Media Sosial

   Promosi event lewat media sosial itu gratis! Gunakan platform seperti Instagram, Facebook, dan Twitter untuk menyebarkan informasi event kamu. Selain itu, gunakan aplikasi digital untuk menghemat biaya cetak dan promosi.

4. Negosiasi yang Cerdas

   Biar bisa dapat harga terbaik dari para vendor, lakukan negosiasi dengan cerdas. Jangan ragu untuk minta diskon atau harga paket. Siapa tau nantinya bakal jadi langganan.

5. Makanan dan Minuman yang Hemat tapi Lezat

   Pilih katering yang menawarkan harga terjangkau tapi tetap lezat. Untuk event tertentu, kamu juga bisa pakai konsep potluck atau self-service untuk menghemat biaya makanan dan minuman.

6. Manfaatkan Sponsorship dan Kerja sama

   Carilah sponsor yang bisa membantu menutupi biaya event kamu. Selain untuk biaya, kerja sama sponsor juga bisa berupa merchandise atau kebutuhan event lainnya. Buat proposal yang menarik dan negosiasi yang baik agar sponsor tertarik untuk bekerja sama denganmu.

Jadi, siapa bilang bikin event keren harus selalu menghabiskan biaya besar? Event keren nggak harus mahal ya, Sobat! Dengan perencanaan yang cermat dan pengelolaan yang baik, kamu bisa mengatur budget event secara efektif dan memastikan acara berjalan lancar sesuai dengan budget yang telah ditetapkan. Kamu juga bisa terapkan beberapa strategi di atas buat ngadain event seru dan tetap berkualitas tanpa harus merogoh kocek terlalu dalam.

Bikin Event Keren Bareng EastPro Event Organizer

Sobat EastPro, untuk sebuah event yang keren, perencanaan termasuk budget dan segala tetek bengek event memang harus dipersiapkan dengan matang. Namun, tak cukup hanya itu aja. Pengalaman penyelenggaraan event juga jadi satu poin plus untuk event yang bisa berjalan smooth. Nah, buat kamu yang belum berpengalaman ngadain event, apalagi kalo memang kamu juga gak punya cukup sumber daya untuk adain event secara mandiri, tak ada salahnya kok menggandeng event organizer. Salah satunya EastPro Event Organizer. 

Event ”TIFA Awarding” PT Triputra Argo Persada bersama EastPro Event Organizer

EastPro merupakan event organizer di Jakarta Timur sebagai bagian dari Citra Mandiri Kreatif Grup yang menjadi “event alliance” berbagai perusahaan dan telah berpengalaman menangani berbagai event korporat termasuk BUMN. Ide-ide, kreativitas, dan etos kerja dari para serdadu EastPro akan menjadikan event kamu keren, berkualitas, dan dapat disesuaikan dengan budget yang kamu punya. Jangan ragu untuk konsultasikan kebutuhan event kamu dengan EastPro. Yuk, kita bikin event keren bersama!