Faktor Pendukung Kesuksesan Event Organizer

Sobat kreatif pasti sudah tidak asing dengan istilah event organizer atau yang biasa dikenal dengan sebutan EO.

Bisnis atau jasa event organizer merupakan  penyelenggara acara yang bertugas untuk merancang, mengadakan, serta mengontrol acara. 

Event organizer secara garis besar Merupakan layanan jasa yang bergerak di bidang acara, baik skala kecil atau besar.

Keberadaan event organizer tentu sangat membantu klien yang ingin mengadakan acara namun tidak mempunyai waktu serta sumber daya yang memadai.

Event Organizer akan membuat acara Sobat berjalan lebih baik dan lancar, karena mereka sudah memiliki pengalaman serta crew yang membantu berjalannya acara, sehingga acara akan berjalan lebih mudah dibandingkan Sobat harus mengerjakan segalanya sendiri.

Mendirikan bisnis ini tentu tidaklah mudah. Sobat juga harus memulai dari event kecil terlebih dahulu, agar kemudian bisa menangani event yang lebih besar.

Sebelum menggunakan jasa bisnis Sobat, klien pasti ingin melihat portofolio acara yang sudah pernah Sobat selenggarakan sebelumnya.

Jika acara sebelumnya sukses, kesempatan Sobat untuk dipilih menjadi event organizer pun akan lebih besar.

Sebelum memahami apa itu jasa event organizer Sobat kreatif perlu mengetahui apa itu event dan apa jenis-jenisnya.

Event jika didefinisikan sebagai kata tunggal suatu benda adalah kejadian, peristiwa pada satu momen.

Sedangkan dari segi bisnis event adalah suatu peristiwa yang direncanakan untuk publik dengan motivasi tertentu.

Jenis Event Sesuai Skala

Event terbagi menjadi beberapa jenis sesuai skala penyelenggaraannya, yaitu :

Mega Event, yaitu event yang diselenggarakan selama 4 atau 5 tahun sekali, salah satunya adalah event Olympics.

Hallmark Event, yaitu penyelenggaraan event yang dilakukan selama satu tahun sekali dan biasanya memiliki identitas pada daerah penyelenggaraannya misalnya, Jakarta Fashion Carnaval.

Major Event, yaitu event yang diselenggarakan pada momen tertentu atau perayaan tertentu dan belum tentu terulang di kemudian hari misalnya, Brand Activation Jurnal.

Minor Event, yaitu perayaan event yang diselenggarakan secara lokal dengan skala kecil. misalnya, perayaan pernikahan.

Jenis-Jenis Event

Sebagai event organizer, penting juga bagaimana mengetahui jenis event untuk menentukan pasar. Sejatinya event itu terbagi menjadi dua : special event dan juga MICE.

MICE

MICE merupakan akronim dari Meeting, Incentive Travel, Convention, and Exhibition.

MICE merupakan inti dari sebuah event dan dalam penyelenggaraannya membutuhkan keterampilan dan kompetensi khusus seperti yang disebutkan sebelumnya.

Meeting, adalah event berupa pertemuan pada perkumpulan dengan jumlah peserta yang fokus dan sedikit, contoh meeting yaitu: outbreak sessions, VIP meeting, CEO breakfast.

Incentive Travel, di Indonesia sendiri jenis ini sangat jarang dan biasanya hanya dilakukan oleh perusahaan swasta. Salah satu incentive travel adalah; Business Trip ataupun event Manager Awarding.

Convention, adalah sebuah pertemuan yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dengan tujuan tertentu untuk memutuskan suatu hal.

Konvensi juga terbagi menjadi beberapa jenis yaitu; konferensi, summit, FGD, dan lain sebagainya. contoh dari konvensi adalah: Asia-Africa Conference dan ASEAN summit.

Exhibition, adalah pameran yaitu event yang diselenggarakan untuk mewadahi penjual dan pembeli pada industri tertentu.

Exhibition sendiri dibagi menjadi dua yaitu Business-to-Consumer atau biasa disebut Fair, atau Business-to-Business yang biasa disebut Trade.

Special Event

Special event adalah event-event yang dilakukan selain dari MICE. Special event juga biasanya diselenggarakan untuk tujuan tertentu.

Berikut jenis-jenis special event secara umum:

Marketing event, adalah event yang bertujuan sebagai alat pemasaran sebuah produk.

Tujuan dari marketing event adalah memberikan kekuatan, awareness, komunikasi, bahkan memicu adanya konversi yang dilakukan konsumen. contoh dari marketing event adalah: brand activation dan product launching.

Sport Event, adalah event yang dikhususkan pada penyelenggaraan olahraga dan biasanya dilakukan pada periode tertentu. contoh: Olympics dan World Cup.

Corporate Event, adalah event yang dikhususkan untuk menyelenggarakan event-event kebutuhan perusahaan. misalnya; outing, event peningkatan kualitas SDM.

Government Event, adalah event yang dikhususkan untuk menyelenggarakan event-event pemerintah misalnya penyelenggaraan pameran kerajinan oleh Kementeruan Koperasi dan UMKM.

Festival, merupakan event yang bertujuan untuk menyelenggarakan suatu momen tertentu dan festival juga biasanya berfokus pada komunitas tertentu. Misalnya; festival buku, festival musik, atau festival kerajinan.

Social Event, adalah event yang diselenggarakan secara umum misalnya: wedding ,birthday party & konser amal.

Faktor Suksesnya Bisnis Jasa Event Organizer

Setiap kegiatan termasuk penyelenggaraan event memiliki faktor penentu kesuksesan.

Lalu apa saja yang menentukan kesuksesan sebuah event organizer?

Context/Motivation

Penyelenggaraan event kerat kaitannya dengan bagaimana dan apa tujuan sebuah event dibuat.

Konteks atau motivasi juga hal yang akan menentukan bagaimana strategi sebuah event organizer untuk menyelenggarakan sebuah event misal: target pasar, keuangan, dan juga tools yang digunakan.

konteks atau motivasi ini juga sangat erat kaitannya dengan isu, sehingga EO dapat mengetaui peluang event apa yang akan dibuat.

Content

Konten sangat berhubungan dengan konteks. Konten sangat menyesuaikan dengan konteks yang diangkat dalam sebuat event.

Konten adalah bagaimana kita dapat mendesain dan mengeksekusi sebuah event dengan baik sehingga tujuan dari event itu dibuat dapat tersampaikan kepada audiens.

Sebuah konten juga harus menarik dan dapat memberikan pengalaman berbeda pada tiap penyelenggaraannya. Konten yang menarik dapat juga meningkatkan retensi audiens event Sobat kreatif.

Connection

Setiap bisnis apapun membutuhkan sebuah koneksi termasuk EO. Sebuah event organizer harus memiliki koneksi yang baik.

EO harus membangun koneksi dengan beberapa pihak seperti pemerintah, komunitas, organisasi, vendor, atau EO lain.

Engagement ini juga dapat menciptakan peluang lain dalam membuat sebuah event.

Misalnya Sobat dapat membuat event yang bekerjasama dengan kementerian pariwisata dalam menyelenggarakan event pelatihan atau pengenalan pariwisata.

Capital/Competency

Faktor kesuksesan selanjutnya adalah modal. Modal pada penyelenggaraan event sebenarnya lebih berfokus pada sumber daya manusianya.

Anda dapat menyelenggarakan event dengan modal nol rupiah namun Sobat tidak bisa mendapatkan sumber daya manusia yang benar-benar memahami sebuah penyelenggaraan event.

Kenapa Sumber Daya Manusia? Sejatinya persaingan event adalah bagaimana Anda memiliki SDM yang memiliki kompetensi di bidang event terlebih jika Sobat berfokus pada event-event pemerintahan.

Instansi atau pemerintahan biasanya membuka kesempatan lelang EO dan mensyaratkan kompetensi SDM.

Kompetensi pada event meliputi : destination/venue management, liaison officer, bidding, negotiation, sponsorship, registration, conference, dan lain sebagainya.

Sobat Kreatif juga dapat mendapatkan sertifikat profesi khusus Event dengan mengikuti ujian kompetensi yang dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi MICE.

Communication

Faktor kesuksen lainnya adalah komunikasi. Membangun komunikasi adalah hal terpenting bagi event organizer.  Komunikasi juga dapat membangun komitmen setiap stakeholder event.

Siapa saja yang perlu Sobat engage dalam membangun komunikasi pada penyelenggaraan event? Di antaranya adalah : Pemerintah, asosiasi, organisasi, komunitas, vendor, investor, dan juga audiens event Anda.

Computizing

Menghadapi bisnis EO yang semaki agile dan juga volatile. Anda perlu mengelola bisnis jasa event organizer dengan komputerisasi sistem.

Komputerisasi atau otomasi adalah bagaimana Sobat Kreatif dapat mengelola sistem atau pekerjaan tertentu dengan bantuan alat.

Seperti sistem tata kelola keuangan atau tata kelola absensi menggunakan aplikasi smartphone. Sistem keuangan menggunakan aplikasi yang terintegrasi begitupun dengan invoicing.

Mengetahui jenis-jenis event Sobat Kreatif juga dapat menentukan event apa yang Sobat fokuskan dalam memulai bisnis jasa event organizer. Semoga artikel ini bermanfaat. Kunjungi juga artikel www.citra-mandiri-kreatif.com/rekomendasi-event-untuk-bulan-ramadan-2022/ .