Gak Selalu Mudah, Kenali Tantangan Saat Ikut Pameran

Bagi exhibitor, event pameran selalu jadi peluang besar buat promosi dan membuat brand lebih dikenal. Banyaknya pengunjung yang datang ke booth pameran berpotensi untuk jadi pelanggan. Tapi, kenyataannya event pameran gak selalu mulus seperti yang dibayangkan. Ada banyak tantangan yang harus dihadapi baik sebelum dan selama pameran berjalan. Mulai dari perencanaan, biaya, gimana mendesain booth yang menarik, gimana agar booth bisa stand out di antara para kompetitor, dan lainnya. 

Nah, Sobat EastPro, kalo kamu juga salah satu exhibitor pameran, terutama yang masih pemula, wajib banget nih kamu kenali dulu tantangan saat ikut pameran, karena event ini emang gak selalu mudah. Yuk, kita bahas apa aja tantangannya. Jangan khawatir, biar kamu tetap sukses di event pameran, MinPro juga bakalan kasih tips-tips buat kamu gimana strategi menghadapi tantangan tersebut. Let’s check it out!

1. Perencanaan 

Pameran bukan sekadar mindahin jualan ke booth, tapi butuh perencanaan dan strategi yang bener-bener matang. Kamu mesti mikirin timeline pekerjaan dan tim yang terlibat selama pameran, konsep booth, display produk, materi promosi dan cara agar pengunjung mau datang ke booth kamu. Perencanaan kelihatannya simpel, tapi jadi tantangan tersendiri. Kalo gak serius, pameran bisa berantakan.

Tips: 

Kumpulkan ide-ide, brainstorming dengan semua anggota tim. Bikin to-do list dan tetapkan deadline yang realistis. Koordinasikan dengan tim agar semua rencana berjalan sesuai jalurnya.

2. Anggaran dan Biaya 

Ngeluarin biaya besar buat pameran kadang dianggap sebagai sesuatu yang lumrah karena memang banyak yang perlu disiapkan. Sewa lokasi stand yang strategis, bikin konstruksi booth, dekorasi, transportasi, serta biaya operasional. Yang jadi tantangan adalah, udah keluar biaya besar, tapi gak menjamin pameran sukses. Misalnya booth gak ramai pengunjung, gak dapet banyak prospek.  Jadi mesti hati-hati banget soal anggaran dan biaya ya, Sobat. 

Tips: 

Susun anggaran dengan rinci, jika perlu survei dulu vendor-vendor buat dapetin harga terbaik. Mungkin gak perlu pilih lokasi stand yang mahal, tapi kamu bisa menarik pengunjung dengan aktivitas yang fun dan interaktif di booth.

3. Logistik 

Ngurusin logistik juga bisa bikin pusing dan stres. Ketatnya jadwal loading, instalasi dan pembongkaran booth yang rumit, serta mengoordinasikan dan memastikan semua barang tiba tepat waktu kadang butuh perhatian yang ekstra. 

Tips: 

Bikin jadwal yang detail sejak jauh hari untuk pelaksanaan loading semua barang pameran, bikin check list agar gak ada barang yang tertinggal, tunjuk PIC khusus untuk logistik yang bakal cek semua barang sudah ada di tempat sebelum event. Jika perlu, kamu juga bisa bekerjasama dengan tim logistik profesional.

4. Kompetisi yang Ketat

Banyaknya exhibitor di satu event pameran akan membuat kompetisi yang cukup ketat. Semua booth berlomba-lomba untuk menarik perhatian pengunjung. Hal inilah yang jadi tantangan terbesar dalam pameran. Nah, yang perlu dipikirkan adalah gimana caranya agar booth kamu bisa stand out di antara yang lainnya.

Tips: 

Pilih desain booth yang menarik secara visual, tapi tetap konsisten dengan branding kamu. Gunakan warna, desain display, dan lighting yang akan mencuri perhatian dari jauh. Tambahkan elemen interaktif dan teknologi seperti layar sentuh, games, photo booth, atau demo produk untuk bikin pengunjung penasaran dan mampir ke booth kamu. 

Biar gak pusing, untuk desain dan konstruksi booth-nya, kamu bisa serahkan ke jasa kontraktor booth pameran atau vendor booth event tepercaya seperti EastPro. Kamu akan dibuatkan desain dan konstruksi booth yang menarik dengan teknologi terkini dan sesuai dengan branding yang diinginkan.

5. Keterlibatan Pengunjung (Engagement)

Menarik perhatian pengunjung adalah tantangan berikutnya. Booth yang ramai belum tentu sukses. Gak cukup dengan pengunjung datang ke booth, tapi gimana caranya agar ada keterlibatan atau interaksi pengunjung di booth kamu. Booth yang hanya jadi tempat lalu lalang pastinya gak akan maksimal.   

Tips: 

Adakan aktivitas di booth yang bikin betah pengunjung, misalnya demo produk berhadiah. Bikin giveaway, games atau kuis dengan hadiah menarik. Makin banyak interaksi yang terjadi di booth, makin besar peluang dapetin leads yang berkualitas.

6. Tim yang Solid

Pameran adalah event yang kompleks sehingga diperlukan tim yang solid. Kinerja tim juga jadi penentu kesuksesan pameran. Team work pastinya harus diperhatikan, termasuk penempatan tim atau staf di booth. Mereka yang akan berperan secara aktif untuk terciptanya interaksi dengan pengunjung booth.

Tips:

Lakukan pembagian tugas yang jelas untuk semua anggota tim pameran. Tempatkan kru di booth yang benar-benar cakap dan bisa menjadi representasi perusahaan, sehingga mampu memberikan informasi atau menjawab pertanyaan dengan efektif.

7. Mengukur Kesuksesan Pameran

Mengukur keberhasilan pameran juga jadi tantangan paling sulit. Sukses gak cuma diukur dari ramai atau tidaknya pengunjung booth, tapi ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan seperti gimana mengukur laba dari investasi yang udah dikeluarin buat pameran atau ROI (Return on Investment).

Tips: 

Bikin metrik atau pengukuran yang jelas (KPI) yang meliputi target dan tujuan spesifik dari pameran, misalnya prospek yang dihasilkan, berapa banyak penjualan, jumlah pengunjung dan seberapa tinggi interaksi atau keterlibatan mereka. 

Hadapi Tantangan dengan Persiapan

Sobat EastPro, sekarang kamu udah tahu ya, tantangan di event pameran tuh apa aja. Nah, sebagai exhibitor, saatnya kamu harus siap hadapi segala tantangan. Caranya? Dengan persiapan dan strategi yang tepat.

Buat persiapan dan strategi yang matang, gak perlu ribet dengan mikirin semuanya sendirian loh! EastPro siap bantu kamu untuk menyiapkan keperluan di event pameran kamu. Desain dan konstruksi booth yang keren, dekorasi, merchandise, dan konsep event-nya pun bisa sekalian dibuatkan. 

Selain event organizer Jakarta terbaik, EastPro juga berpengalaman sebagai jasa kontraktor booth pameran dan vendor booth event. Jadi, jamu gak usah ragu lagi. Dengan kolaborasi bareng EastPro, setidaknya kamu udah bisa santai gak perlu stres mikirin persiapan dan no worry tentang semua tantangan yang menghadang. Kamu tinggal fokus saja sama event pamerannya. Let us do the work, you enjoy it!

Yuk, segera hubungi kami untuk diskusikan event pameran terdekat, ya!