Mau Pilih Venue yang Pas Buat MICE Event? Ini Cara Nentuinnya!

Halo Sobat EastPro!

Venue yang pas menjadi salah satu penentu kesuksesan sebuah event. Begitu pula buat corporate event atau MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) event. Nentuin venue yang pas untuk event perusahaan atau acara kantor gak bisa dianggap remeh karena membawa nama baik perusahaan nih, Sobat! Kadang perlu riset atau survei dulu. Gak cuma dilihat dari kapasitas, tapi juga faktor-faktor lainnya. Makanya, penentuan venue biasanya juga dibantu atau direkomendasikan oleh event organizer, agar lokasinya tepat dan mendukung kesuksesan event. 

Venue yang strategis, aksesnya mudah, aman dan nyaman pastinya bakal disukai sama audiens sehingga bisa membawa MICE event kamu jadi sukses besar. Nah, gimana sih cara pilih venue yang pas buat MICE event biar gak cuma sukses tapi juga bikin event jadi keren dan berkesan? MinPro spill nih tips-tips cara nentuinnya! Yuk, cek biar kamu gak salah pilih!

1. Sesuaikan dengan Tema dan Konsep Event

Pilih venue sesuai tema dan konsep event tuh bakal bikin acara lebih hidup. Vibes-nya juga dapet! 

Untuk event bernuansa formal dan elegan misalnya event gala dinner, launching atau BOD lunch meeting, kamu bisa pilih ballroom hotel atau convention center yang mewah. Sedangkan event yang lebih santai dan kreatif, kamu bisa pertimbangkan venue semi outdoor atau outdoor. Misalnya corporate gathering seluruh karyawan perusahaan dengan tema yang santai. Venue yang unik dan artsy juga bisa loh! Tergantung tema MICE event-nya apa. 

Selain itu, pastikan dekorasi dan layout venue juga disesuaikan dengan tema event ya, Sobat! 

2. Lokasi adalah Kunci

Lokasi venue adalah kunci kesuksesan acara. Pilih lokasi yang strategis, mudah diakses baik dari dalam kota maupun luar kota, dengan kendaraan pribadi atau transportasi umum seperti Transjakarta, MRT, LRT dan kereta api. Pertimbangkan lokasi yang dekat dengan hotel, restoran atau bahkan tempat wisata. 

Gak cuma strategis, tapi lokasi venue juga mesti sesuai dengan kepentingan event kamu ya, Sobat! Maksudnya, sebelum nentuin venue-nya di mana, juga harus disesuaikan dengan siapa audiensnya, berapa jumlahnya atau berapa audiens yang ditargetkan. Lalu, jika ada sponsor, siapa brand atau produk penyelenggaranya.

Nah, lokasi venue yang sesuai akan mengakomodasi semua hal tersebut. Selain itu, lokasi juga bisa menentukan berapa banyak audiens atau partisipan yang mendaftar di event kamu. So, pilih lokasi venue yang mendukung untuk bisa memenuhi target jumlah pengunjung atau audiens.

3. Kapasitas Venue 

Kapasitas venue mesti dihitung dengan tepat agar gak salah pilih. Ruang yang terlalu besar bisa terlihat sepi, sedangkan jika terlalu kecil, bakal sumpek dan gak nyaman. Pastinya kamu juga ingin kalo MICE event yang diadain bisa full house, kan? Gak masalah kalo belum tahu pasti jumlah total tamu atau peserta event-nya, tapi kamu bisa perkirakan.

Pilih venue dengan kapasitas yang cukup sesuai perkiraan peserta event, pertimbangkan ruang gerak yang nyaman, plus area tambahan untuk aktivitas tertentu dalam event. Misalnya, untuk booth sponsor, photo booth, area games, dll. 

4. Fasilitas Pendukung 

Yang gak boleh luput dari perhatian adalah fasilitas venue sesuai dengan kebutuhan acara. Misalnya sound system, panggung, mikrofon, pencahayaan, dan area untuk penampilan. Fasilitas pendukung lain seperti wifi, ruang tunggu, dan parkir yang luas juga harus jadi pertimbangan.

Pastikan venue juga menyediakan fasilitas dasar seperti area duduk yang nyaman, ruangan ber-AC, furnitur yang diperlukan, petugas kebersihan, toilet yang bersih, CCTV, dan petugas keamanan.

5. Perhatikan Kebutuhan Sponsor

Jangan lupa juga untuk mempertimbangkan kebutuhan sponsor, seperti space untuk branding atau booth sponsor. Venue dengan area yang cukup luas dan nyaman untuk sponsor bakal menambah nilai event kamu di hadapan sponsor. 

6. Sesuaikan dengan Budget

Venue event seringkali menyedot biaya yang besar. Sesuaikan venue dengan budget kamu. Jika event berbayar, maka manfaatkan budget dari penjualan tiket atau pendaftaran peserta. Atau, kamu juga bisa mencari sponsor untuk membiayai venue. 

Sebelum memutuskan venue mana yang kamu pesan, pertimbangkan bahwa venue dengan berbagai fasilitas yang kamu pilih memang worth it banget dengan biaya yang akan kamu keluarkan. Jangan ragu untuk nego harga juga ya, Sobat. Banyak penyedia venue yang kasih diskon atau paket khusus buat corporate event atau MICE event.

7. Fleksibilitas Venue

Tips lainnya buat nentuin gimana cara pilih venue buat MICE event kamu adalah cek fleksibilitasnya. Pilih venue yang fleksibel dalam hal pengaturan layout termasuk pengaturan dukungan visual seperti dekorasi, backdrop, stage, dll buat menciptakan ambience atau suasana sesuai dengan tema dan konsep event-nya. 

Terakhir, cek gimana jika perkiraan jumlah peserta tidak mencapai atau melebihi ekspektasi? Apakah kamu diizinkan untuk pindah ke ruangan yang lebih besar atau yang lebih kecil?

Kolaborasi MICE event bersama EastPro Event Organizer

Sobat EastPro, pilih venue yang pas buat MICE event mungkin emang gampang-gampang susah, butuh perencanaan dan pertimbangan yang detail. Tapi tenang aja, kamu bisa ikutin tips MinPro di atas buat nentuin venue yang cocok buat event perusahaan kamu. Utamakan keamanan dan kenyamanan agar audiens senang dan terkesan dengan event kamu.  

Nah, kalau kamu butuh bantuan buat milih venue yang pas sekalian MICE event kamu di-handle oleh tim profesional, kamu bisa banget berkolaborasi dengan EastPro Event Organizer. EastPro adalah event organizer Jakarta terbaik yang berpengalaman menangani corporate event dan MICE event berbagai perusahaan seperti launching, corporate gathering, event gala dinner, award ceremony, exhibition dan music festival.  

Sebagai MICE event organizer expert di Jakarta Timur, EastPro selalu siap menciptakan event yang berkesan dengan rekomendasi venue MICE event yang pas dan berkelas! Yuk, hubungi kami dan bikin event kamu jadi lebih spektakuler bareng EastPro!