Jangan Bikin Event Perusahaan Kalo Belum Tahu Strategi Ini!

Bagian artikel ini

Halo Sobat EastPro!

Event perusahaan adalah cara yang efektif untuk memperkuat citra brand, membangun hubungan dengan klien, atau bahkan mempererat kerja sama internal. Biasanya event perusahaan diselenggarakan dalam skala yang cukup besar, kompleks dan melibatkan banyak pihak. Belum lagi banyak tantangan yang dihadapi, misalnya harus banyak berkoordinasi, timeline yang ketat, anggaran, urusan logistik, dll. Oleh karenanya, gak cukup dengan persiapan yang sederhana, tapi dibutuhkan rencana yang matang dan strategi yang tepat.

Bikin event perusahaan atau acara korporat yang besar pastinya juga butuh effort yang lebih ya, Sobat. Gak jarang, corporate event butuh tim yang ahli dan profesional loh, seperti berkolaborasi dengan event organizer. Nah, kalo kamu mau bikin event perusahaan yang sukses, ada baiknya ketahui dulu nih strategi jitunya biar gak salah langkah.

Apa aja sih strategi bikin event perusahaan? Nah, salah satu formula yang bisa diandalkan adalah strategi 5C yaitu Concept, Coordination, Control, Culmination, dan Close Out. Yuk, kita bahas detailnya!

Apa Aja yang Termasuk Event Perusahaan?

Sebelum bahas strategi, kita cek dulu apa aja sih yang termasuk event perusahaan. Event perusahaan memang kebanyakan dirancang untuk mendukung tujuan bisnis. Tapi, ada juga event yang diselenggarakan secara internal untuk mempererat hubungan dengan karyawan. Nah, berikut ini adalah yang termasuk event perusahaan baik untuk bisnis maupun internal perusahaan.

Konferensi
Pameran (Expo dan Trade Show)
Peluncuran Produk atau Launching
Gala Dinner & Award Ceremony
Rapat Umum Pemegang Saham
Corporate/Employee Gathering
Team Building
Workshop
Event CSR (Corporate Social Responsibility)
Event Festival

Setiap event pastinya punya tujuan yang berbeda, mulai dari branding, promosi, apresiasi, hingga membangun hubungan yang lebih erat dengan klien, investor atau karyawan. Tapi, apapun jenisnya, perencanaan yang matang tetap jadi kunci utama.

Event-event di atas jumlah audiensnya juga beragam, bisa puluhan atau mencapai ribuan. Besarnya event juga bakal menentukan perencanaan meliputi anggaran, konsep, venue, logistik, dsb. Oleh karenanya, strategi sangat diperlukan buat persiapan dan pelaksanaannya biar gak kewalahan.

Tantangan Saat Bikin Event Perusahaan

Sobat EastPro, mengorganisir event perusahaan yang keren pasti ada tantangannya, apalagi event skala besar dengan ribuan peserta. Beberapa tantangan yang mungkin bakal kamu temui antara lain:

Anggaran, yaitu gimana mengelola budget supaya tetap efisien tapi hasilnya maksimal.
Bikin konsep dan konten acara yang cocok terutama untuk event perusahaan skala besar dengan audiens dari berbagai latar belakang.
Koordinasi tim. Banyak kepala, banyak ide. Diperlukan anggota tim yang solid, punya etos kerja yang baik, serta kerja sama yang profesional dan saling mendukung agar event kamu bisa sukses.
Pemilihan lokasi juga. Gampang-gampang susah nih untuk event tertentu agar tetap memberi kenyamanan untuk audiens.
Timeline ketat. Event besar dengan deadline yang mepet bisa aja bikin stres. Nah, perlu banget buat atur waktu sedemikian rupa agar semua bisa berjalan sesuai timeline.
Ekspektasi tinggi dari audiens juga bisa jadi tantangan karena mereka selalu berharap lebih dari sekadar acara biasa.

Untuk mengatasi berbagai tantangan di atas dan mengurangi risiko terjadi hal-hal yang gak diharapkan, maka perlu banget nih Sobat persiapan yang sangat detail dan komprehensif, dibarengi kesiapan tim yang solid.

Strategi Menggelar Event Perusahaan dengan Formula 5C

Sobat EastPro, ini dia beberapa strategi untuk perencanaan dan penyelenggaraan event perusahaan. Kamu bisa terapkan langkah-langkah dari formula 5C ini agar event kamu bisa berjalan sukses dan memberikan kesan tak terlupakan bagi semua audiens.

1. Concept

Semua event dimulai dari konsep. Apa ide besar dibalik event yang akan kamu buat? Apa tujuan utama event-mu dan untuk siapa? Apakah untuk branding, networking, atau apresiasi?

Untuk bisa menemukan konsep event yang cocok, kamu bisa pakai tools 5W 1H, yaitu uraikan dari sisi What (apa), Where (di mana), When (kapan), Who (siapa), dan How (bagaimana).

Setelah konsepnya ada, kamu bisa tentuin tema yang menarik dan sesuai dengan audiensmu. Lakukan brainstorming dengan tim untuk menghasilkan ide-ide kreatif yang out of the box.

2. Coordination

C yang kedua adalah Coordination. Koordinasi bagaikan nyawa dalam setiap perencanaan event. Kolaborasi tim yang solid juga ditentukan oleh bagaimana kemampuan masing-masing anggota tim dalam, berkoordinasi. Jadi, kamu butuh tim yang solid dan profesional untuk bisa mengorganisir event perusahaan yang spektakuler.

Langkah yang bisa kamu lakukan adalah bentuk tim inti yang berkomitmen terhadap tanggung jawab masing-masing. Pakai aplikasi atau tools untuk event management seperti Trello atau Asana agar mempermudah koordinasi tim.

Nah, agar koordinasi event berjalan mulus, selain tim internal, kamu juga sebaiknya pilih vendor-vendor berpengalaman dan bisa diandalkan yang akan support event kamu.

3. Control

Setelah semuanya berjalan, kamu harus memastikan segala sesuatunya tetap sesuai rencana. Fungsi kontrol adalah untuk mengendalikan semua aspek agar tak ada yang luput dari perhatian.

Pantau progres dari setiap tahapan event. Adalah meeting regular untuk evaluasi dan update status pekerjaan. Jangan lupa siapkan plan B untuk antisipasi hal-hal yang tak terduga.

4. Culmination

Nah, ini dia hari H event. Culmination atau kulminasi adalah puncak dari semua persiapanmu. Di titik ini harus dipastikan semua elemen sinkron dan acara berjalan smooth sesuai rundown.

Pastikan semua persiapan teknis sudah sesuai standar. Dekorasi, logistik, sound system, konten multimedia event, catering, dan semuanya. Jangan lupa kesiapan tim di hari H seperti MC, pengisi acara, usher dan tim teknis lainnya. Di hari pelaksanaan event ini semua dituntut untuk menjalankan tugas masing-masing sesuai rencana.

5. Close Out

C yang terakhir yaitu Close Out atau penyelesaian dan evaluasi. Setelah acara selesai, belum bisa santai-santai dulu nih, Sobat. Kamu masih perlu memastikan semuanya benar-benar tuntas.

Ada beberapa hal yang mesti dilakukan pasca acara seperti tindak lanjut vendor, kirim ucapan terima kasih, dan evaluasi. Lakukan meeting evaluasi bersama tim terhadap pelaksanaan acara, feedback dari audiens, perbaikan apa saja yang harus dilakukan untuk event selanjutnya.

Di tahap akhir ini, kamu juga bisa mengolah dokumentasi acara baik foto untuk video untuk bahan promosi.

Collab Bareng EastPro untuk Event Perusahaan Kamu

Sobat EastPro, strategi 5C di atas bisa kamu terapkan agar pelaksanaan event tetap pada jalur yang benar sesuai rencana. Bikin event perusahaan memang sangat butuh strategi seperti ini untuk memastikan komitmen dan tanggung jawab terhadap penyelenggaraan event yang sukses.

Nah, Sobat, kalo kamu mau bikin event perusahaan dengan strategi yang mumpuni, konsep kreatif yang brilian, tanpa harus ribet mikirin semua detail dan teknis event, kamu bisa loh kolaborasi bareng EastPro Event Organizer. Sebagai event organizer Jakarta terbaik dan MICE event organizer expert, EastPro udah dipercaya menangani berbagai corporate event besar dengan dari berbagai perusahaan dan MICE event. Event launching, gathering, awarding, exhibition, termasuk event festival musik.

EastPro Warriors yang berisi tim kreatif dan inovatif Eastpro siap bantu kamu merancang konsep hingga eksekusi event yang dijamin bikin audiens terkesan. Gak cuma itu, pengalaman kami bikin semua detail acara kamu terorganisir dengan baik.

Yuk, percayakan event perusahaan pada EastPro Event Organizer, EO Jakarta terbaik yang akan jadi event alliance paling tepat buat perusahaan kamu!