Event Hybrid: Solusi Keren Acara di Era Digital

Bagian artikel ini

Di era digital seperti sekarang, tren event mengalami banyak perubahan. Terutama sejak pandemi Covid-19, banyak event yang diadakan tanpa tatap muka langsung melainkan secara virtual atau lewat platform online. Hal ini mendorong satu inovasi event yang akhirnya menjadi booming yaitu event hybrid, event yang menggabungkan pertemuan secara fisik (offline) dan ranah virtual (online). Gak cuma event workshop atau seminar, tapi event-event korporat juga sudah banyak yang menjajal platform ini. Event hybrid saat ini menjadi solusi keren di era digital yang menawarkan fleksibilitas dan jangkauan lebih luas. Sobat EastPro, buat kamu yang mungkin belum familier dengan konsep event yang satu ini, yuk kita jelajahi lebih dalam, gimana event hybrid bisa jadi solusi keren untuk berbagai acara yang lebih inklusif dan efektif.

Apa Sih Event Hybrid Itu?

Event hybrid adalah gabungan antara event offline (di lokasi fisik) dan online (platform digital). Dengan format ini, peserta bisa hadir secara langsung di venue atau mengikuti dari jarak jauh melalui live streaming. Event hybrid mengusung konsep tatap muka plus teknologi digital. Peserta yang datang di lokasi bisa langsung berinteraksi dengan narasumber. Sedangkan peserta virtual berinteraksi dengan memanfaatkan video streaming. Baik peserta offline atau online, semua bisa berpartisipasi atau tanya jawab dalam waktu yang bersamaan. Dengan konsep seperti itu, event hybrid memberikan fleksibilitas dan kemudahan bagi semua peserta untuk berinteraksi dalam acara tanpa ada batasan geografis.

Jenis-Jenis Event Hybrid

Hampir semua jenis acara bisa diadakan secara hybrid. Beberapa jenis event hybrid memang populer di dunia bisnis dan event korporat. Tapi, selain event perusahaan, ada banyak event juga yang bisa pakai konsep hybrid seperti acara komunitas atau pertunjukan seni.

Konferensi dan Seminar: peserta bisa hadir langsung di tempat acara atau bergabung secara virtual melalui webinar. Sesi presentasi disiarkan secara langsung dan peserta bisa berdiskusi secara virtual.
Workshop dan Pelatihan: menggabungkan sesi praktikal di lokasi dengan tutorial online.
Peluncuran Produk (Launching): menampilkan produk secara langsung dan melalui demo online.
Pameran dan Expo: menggabungkan booth fisik dengan pameran virtual yang interaktif.
Konser dan Festival Musik: penonton bisa menikmati pertunjukan di venue atau streaming dari rumah.

Keunggulan Event Hybrid

Beberapa keunggulan event yang diadakan secara hybrid antara lain:

Jangkauan lebih luas: peserta dari berbagai lokasi bisa bergabung tanpa harus datang langsung. Dengan menjangkau peserta lebih luas secara offline dan online, event hybrid membuat event jadi lebih inklusif, memberikan kesempatan kepada lebih banyak orang untuk berpartisipasi dalam event, menciptakan lingkungan yang terbuka bagi ide-ide, interaksi dan kolaborasi.
Fleksibilitas: memungkinkan peserta memilih cara yang paling nyaman untuk berpartisipasi. Pastinya ini akan mempermudah bagi yang punya keterbatasan waktu atau mobilitas untuk hadir di lokasi. Mereka masih bisa tetap mengikuti acara meskipun dari jarak jauh.
Hemat biaya: mengurangi biaya perjalanan dan akomodasi. Event perusahaan dengan konsep hybrid bakal bantu banget buat hemat biaya loh, Sobat. Peserta di luar kota bisa ikutan event dari live streaming aja.
Interaksi yang lebih kaya: menggabungkan pengalaman fisik dan virtual yang unik.
Data dan analitik: memudahkan pengumpulan data partisipasi dan umpan balik secara real time.

Dengan berbagai keunggulan di atas, event hybrid memang jadi solusi yang keren ya, untuk berbagai acara di era digital.

Dinamika dan Tantangan

Sobat EastPro, event hybrid punya dinamika yang berbeda dibandingkan event konvensional. Kamu harus mempersiapkan dua aspek sekaligus: offline dan online. Artinya, baik venue acara maupun kesiapan platform digital harus sama-sama optimal.

Beberapa tantangan dalam penyelenggaraan event hybrid adalah sbb:

Teknologi: memastikan semua perangkat berfungsi baik dan koneksi internet yang stabil agar live streaming berjalan lancar tanpa gangguan teknis sehingga interaksi juga dapat berjalan mulus.
Koordinasi: koordinasi yang prima antar tim offline dan online.
Biaya: memerlukan investasi khusus untuk teknologi dan infrastruktur yang mumpuni. Meskipun di satu sisi event hybrid dapat menghemat biaya, ada dana khusus yang mesti dialokasikan untuk membangun infrastruktur platform digital agar event dapat berlangsung dengan sukses.

Tips Agar Event Hybrid Berjalan Sukses

Agar penyelenggaraan event hybrid kamu bisa berjalan sukses, ada beberapa tips nih yang bisa Sobat ikuti.

Rencanakan dengan matang: susun jadwal, alur acara, dan persiapan teknis sejak awal.
Pilih teknologi yang tepat: gunakan platform live streaming yang andal dan mudah digunakan.
Libatkan tim profesional: kerja sama dengan event organizer yang berpengalaman misalnya EastPro Event Organizer.
Siapkan konten yang menarik: buat agenda yang interaktif untuk menarik keterlibatan semua peserta.
Uji coba teknis: jangan lupa lakukan testing atau gladi bersih sebelum acara untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Peran EO dalam Event Hybrid

Sobat EastPro, mau ngadain event hybrid tapi gak mau ribet dengan segala persiapan teknisnya? Caranya, kamu bisa bekerja sama dengan EO atau Event Organizer. Kamu gak perlu repot mempersiapkan segala hal teknisnya karena pihak EO yang akan menyiapkannya. Mereka memegang peran vital dalam menyukseskan event hybrid dengan bertanggung jawab penuh terhadap pengelolaan event mulai dari perencanaan, persiapan teknis hingga pelaksanaan acara. EO yang berpengalaman akan memastikan acara berjalan lancar, interaksi peserta terjaga, dan konten tersampaikan dengan baik.

Sumber: theavdept.com

Beberapa peran yang dilakukan EO antara lain:

Perencanaan dan desain acara: rancangan konsep acara yang menarik dengan menggabungkan elemen fisik dan virtual meliputi desain panggung, backdrop virtual, maupun elemen grafisnya.
Integrasi teknologi: memastikan semua perangkat dan software untuk live streaming dapat berfungsi dengan baik.
Manajemen logistik: penataan lokasi, lay out ruangan, audio visual, dsb.
Komunikasi dan promosi: mengomunikasikan berbagai informasi penting, mengelola pendaftaran, dan mempromosikan acara melalui media sosial dan lainnya.

Nah, kamu udah gak ragu lagi kan, buat ngadain event hybrid bareng EO? EastPro Event Organizer adalah pilihan yang tepat buat kerja sama event hybrid kamu! EastPro udah berpengalaman dalam mengelola MICE event atau event perusahaan lainnya secara hybrid dengan teknologi live streaming terkini. Sebagai event organizer terbaik di Jakarta Timur, EastPro juga telah sukses menangani berbagai event seperti launching, corporate gathering, awarding, exhibition dan music festival.

Jadi, tunggu apa lagi, Sobat? Wujudkan event hybrid bareng EastPro dan rasakan pengalaman event yang tak terlupakan. Yuk, hubungi kami sekarang juga dan buktikan sendiri kualitas layanan terbaik dari EastPro Event Organizer!