Rahasia Bikin Rundown Acara yang Gak Gitu-Gitu Aja

Bikin event yang seru dan berkesan itu emang gak gampang, apalagi kalau kamu pengin acaranya memorable. Pastinya perlu persiapan yang matang, salah satunya adalah rundown yang keren dan gak gitu-gitu aja. Rundown itu semacam blueprint yang bakal jadi panduan sepanjang acara, ibarat naskah yang mengarahkan alur acara dari awal hingga akhir. Rundown yang bagus bisa bikin acara kamu berjalan lancar dan seru. Gimana sih caranya bikin rundown acara yang efektif dan gak gitu-gitu aja? Yuk, kita kupas tuntas rahasianya!

Apa Itu Rundown?

Rundown adalah daftar urutan kegiatan atau acara yang diatur secara kronologis. Rundown mencakup detail setiap segmen acara, termasuk siapa yang akan tampil, kapan tampil, dan apa yang akan dilakukan. Mulai dari pembukaan, sesi utama, hingga penutupan, semuanya harus diatur dengan baik. Rundown ini penting banget karena membantu menjaga alur acara tetap rapi dan teratur, memastikan nggak ada waktu yang terbuang sia-sia, dan semua orang, baik panitia maupun pengisi acara, tahu apa yang harus dilakukan dan kapan.

Menyusun Rundown yang Efektif

Sobat EastPro, bikin rundown itu gak bisa asal-asalan, ya. Ada beberapa langkah penting yang harus kamu perhatikan. Begini caranya menyusun rundown yang efektif biar acaramu jadi keren.

• Kenali Jenis Acara

  Pahami dulu jenis acara yang akan kamu buat. Apakah itu seminar, konser, pesta ulang tahun, atau acara perusahaan. Setiap jenis acara punya kebutuhan dan dinamika yang berbeda.

• Cek Siapa Target Audiensnya

  Siapa yang akan hadir di acara kamu? Audiens muda, profesional, para pejabat, keluarga, atau siapa? Mengetahui karakteristik dan preferensi audiens sangat penting buat nentuin setiap segmen acara yang akan dimasukkan dalam rundown.

• Tentukan Alur Acara dan Penanggung Jawab

  Susun alur acara dari awal hingga akhir. Mulai dari registrasi, pembukaan, sesi utama, hingga penutupan. Pastikan alur ini logis, nyaman diikuti, dan sesuai dengan tema event. Tentukan juga penanggung jawab setiap segmen acara untuk memastikan kelancarannya.

• Alokasikan Waktu

  Tentukan durasi untuk setiap segmen acara. Jangan terlalu panjang atau pendek. Usahakan setiap segmen punya durasi yang pas (proporsional) agar audiens tetap engaged. Jangan lupa sisipkan waktu untuk istirahat dan interaksi. Ingat, acara yang terlalu padat tanpa jeda bisa bikin audiens capek dan bosan.

• Buat Grafis Rundown-nya

  Buatlah format grafis yang jelas dan mudah dipahami, bisa dalam bentuk tabel atau diagram. Grafis rundown berisi waktu, kegiatan/segmen acara, pengisi acara, tempat, PIC / penanggung jawab, dll.

• Siapkan Plan B

  Rencana cadangan atau plan B diperlukan untuk memitigasi risiko atas segala hal yang tak terduga atau tak sesuai rencana awal. Misalnya untuk antisipasi masalah teknis (sound system, proyektor, koneksi internet, dll.), ketidakhadiran pengisi acara, atau perubahan cuaca. Semua emang harus well prepared ya, Sobat!

• Koordinasi dengan Semua Pihak

  Komunikasikan rundown beserta rencana cadangan atau plan B dengan semua pihak yang terlibat dalam event termasuk MC, pengisi acara, dan tim teknis sehingga mereka memahami tugas masing-masing sesuai jadwal.

Tips Bikin Rundown yang Gak Gitu-Gitu Aja

Beberapa tips berikut ini juga bisa kamu terapkan biar rundown acara kamu gak gitu-gitu aja. 

• Variasikan Kegiatan

  Jangan cuma presentasi atau pidato aja. Tambahkan games, penampilan musik, atau talkshow. Variasi seperti ini bisa bikin acara lebih dinamis, menjaga energi dan minat audiens tetap tinggi.

• Libatkan Audiens

  Bikin sesi interaktif di mana audiens bisa berpartisipasi langsung. Misalnya partisipasi dalam games, sesi tanya jawab, polling langsung, atau diskusi kelompok. Ini bisa bikin audiens merasa lebih terlibat dan nggak cuma jadi penonton pasif.

• Pace dan Timing yang Tepat

  Pastikan ada ritme yang enak dalam acara kamu. Jangan sampai ada segmen yang terlalu lama dan bikin audiens bosan. Sebaliknya, pastikan transisi antar segmen juga smooth dan gak kaku.

• Pilih MC yang Atraktif

  MC atau pembawa acara yang enerjik dan punya sense of humor bisa bikin suasana acara jadi lebih hidup. Mereka bisa menjaga semangat audiens dan memastikan transisi antar segmen berjalan mulus.

• Sisipkan Kejutan

  Surprise seperti penampilan artis dadakan, pembagian doorprize, atau game mendadak bisa bikin audiens terus penasaran dan excited sepanjang acara. 

• Pilih Musik yang Tepat

  Musik bisa jadi alat yang powerful untuk mengatur mood acara. Pilih musik yang sesuai dengan tema acara dan selera audiens. Jangan lupa juga buat playlist yang bisa diputar saat jeda untuk menjaga energi tetap terjaga. Masukkan semua list musik yang akan diputar selama acara ke dalam rundown sehingga tim teknis yang jadi DJ atau handle backsong akan selalu prepare.

Siapa yang Bikin Rundown dalam Event?

Sobat EastPro, pembuatan rundown biasanya menjadi tanggung jawab event organizer (EO). EO bekerja sama dengan klien untuk memahami kebutuhan dan tujuan acara. Mereka juga berkoordinasi dengan semua pihak yang terlibat seperti MC, pengisi acara, dan tim teknis untuk memastikan semua tim yang terlibat tahu tugas dan jadwal masing-masing, sehingga acara bisa berjalan lancar tanpa hambatan.  Intinya, EO adalah jembatan yang memastikan semua elemen acara berjalan sesuai rencana dan harmonis. Namun, kalau event kamu gak ditangani oleh EO, maka panitia eventnya sendiri yang mesti siap membuat rundown yang efektif ya, Sobat. Untuk event perusahaan, biasanya staf humas atau sekretaris yang akan bikin rundown-nya. 

Yuk, Kolaborasi Event dengan EastPro

Buat kamu yang pengin event-nya sukses tapi juga gak gitu-gitu aja, yuk kolaborasi dengan EastPro Event Organizer dari Citra Mandiri Kreatif Grup! Dengan pengalaman menangani berbagai event perusahaan termasuk BUMN, EastPro bisa menjadi event alliance atau partner event kamu yang bisa diandalkan dan siap bikinin konsep event dengan rundown acara yang kreatif, dinamis, dan pastinya seru abis. Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang juga untuk kerja sama event yang sukses, keren dan gak terlupakan!