Behind the Scene: Crew EO Ngapain Aja Sebelum Event?

Halo Sobat EastPro!

Pernah nggak sih kamu ngebayangin, apa aja yang dilakukan crew EO (Event Organizer) sebelum sebuah event dimulai? Kalau kamu kira mereka cuma datang, ngecek-ngecek, pasang-pasang dekorasi, lalu selesai, wah, kamu salah besar deh! Di balik kesuksesan setiap event, ada kerja keras luar biasa dari tim event organizer yang sering nggak terlihat. Banyak hal yang disiapin sama crew EO terutama H-1 event. Dari pagi buta sampai larut malam, mereka bekerja memastikan setiap detail sudah on track. Nah, sebenarnya crew EO ngapain aja sih sebelum hari H event? Apa aja persiapan yang dilakukan crew event? Yuk, langsung kepoin!

1. Cek Lokasi/Venue 

Sebelum hari H, crew EO pastinya datang dulu ke venue acara. Ini adalah fondasi penting dalam suatu event. Nggak sekadar lihat-lihat, mereka mengecek tata letak venue, kapasitas ruangan, akses listrik, penerangan, hingga potensi masalah yang bisa muncul. 

Setiap sudut venue dicek demi memastikan semuanya sesuai dengan konsep acara. Misalnya, apakah tata letak panggung cukup strategis? Apakah ruangan cukup nyaman dan sirkulasi udara yang baik? Gimana nanti menata perkabelan yang aman dan tetap terlihat estetis? Semua ini dilakukan supaya semua bisa berjalan smooth dan nggak ada kendala teknis di hari H.

2. Loading Perlengkapan dan Peralatan Event

Tahap berikutnya adalah loading barang ke venue, di mana semua perlengkapan dan peralatan event akan diseting. Bayangin deh, crew EO harus mindahin peralatan event seperti sound system, lighting, backdrop, hingga dekorasi besar ke lokasi acara. Pastinya ini bukan pekerjaan mudah. 

Crew EO harus memastikan semua logistik event dikirim dengan aman, nggak ada yang rusak, apalagi ketinggalan. Setiap item dicatat dalam checklist dan tim bekerja sama memastikan semuanya sampai di venue tepat waktu.

Di dunia EO, proses loading memakan waktu yang gak sedikit. Makanya, jumlah crew yang ditugasin buat loading juga tergantung dari banyaknya alat produksi. Semua harus dipastikan selesai sesuai deadline, berfungsi baik, gak macet, dan aman. Loading tuh ibarat ngurus logistik yang gak boleh ada cela. Makanya, crew EO yang lagi loading bisa gak tidur sehari semalam, rela pergi pagi pulang pagi. 

3. Dekorasi Venue 

Bagian ini adalah momen di mana tim dekorasi beraksi. Dari pemasangan backdrop, gate event, hingga penataan meja dan kursi, semua dilakukan dengan detail. Crew EO memastikan tanaman atau hiasan bunga, lampu, dan elemen lainnya mampu menciptakan suasana sesuai yang diinginkan. Karena buat EO, dekorasi bukan cuma hiasan, tapi jadi bagian dari pengalaman yang dirasakan setiap audiens. Gak cuma itu, dekorasi juga bisa meningkatkan citra atau branding perusahaan, loh!

Ngedekor venue juga butuh kreativitas tim. Dekorasi ciamik pastinya bakal bikin event makin epic! Seperti yang dilakukan oleh crew EastPro Event Organizer dalam setiap event perusahaan yang dikelola. EO Jakarta terbaik ini selalu menaruh perhatian serius dalam setiap event dengan dekorasi yang elegan dan profesional. Hasilnya, klien pun sangat puas dan terkesan.

4. Rehearsal atau Gladi Bersih

Bukan cuma pengisi acara yang latihan, crew EO juga melakukan rehearsal. Tim akan mengecek jalannya rundown, memastikan alat-alat teknis bekerja sempurna, dan mengatur posisi masing-masing tim. Gladi bersih atau Gladi Resik (GR) juga digunakan untuk melakukan tes multimedia event yang akan ditayangkan selama event berlangsung baik berupa gambar-gambar maupun video. Momen GR dipakai untuk mengidentifikasi kesalahan dan memperbaikinya sebelum acara dimulai. Karena kesalahan sekecil apa pun bisa berdampak besar di hari H.

5. Briefing Tim

Crew EO tuh kerjanya gak bisa sendiri. Harus selalu berkoordinasi, bekerja sama dan meninggalkan ego. Selalu ada briefing tim di saat diperlukan sampai final briefing sebelum event dimulai. Ini adalah momen untuk cek semua detail event, membahas peran masing-masing, menjelaskan flow acara, dan memberikan update terakhir. Semua tim harus punya kesamaan pemahaman. Semua orang harus siap tempur.  Tim yang solid dan komunikasi yang berjalan lancar adalah kunci sukses event. 

6. Koordinasi Talent atau Pengisi Acara

Pengisi acara adalah salah satu elemen utama yang membuat event jadi lebih hidup bahkan bisa memukau audiens. Crew EO akan memastikan setiap talent, pengisi acara atau guest star tahu jadwal tampil mereka, posisi di atas panggung, dan apa aja yang perlu dilakukan. Kalau ada perubahan mendadak, tim EO juga harus siap berimprovisasi untuk mengatasi situasi.

7. Mengelola Logistik

Selain memastikan dekorasi dan semua perlengkapan di venue udah lengkap, crew EO juga mengelola logistik event seperti konsumsi, merchandise, hingga dokumentasi. Semua dipastikan siap dan tersedia di venue acara. 

8. Final Check

Di hari H event, crew EO juga melakukan final check. Sebelum pintu dibuka untuk tamu, mereka memastikan semua detail telah siap. Sound system sudah siap, pencahayaan bekerja dengan baik, tim usher juga sudah berada di tempatnya. Bahkan hal kecil seperti posisi name tag, centerpieces atau kebersihan meja nggak luput dari perhatian. Buat crew EO, detail adalah segalanya.

Jadi, gimana Sobat? Udah kebayang kan betapa sibuknya crew EO sebelum event? 

Mereka adalah pahlawan di balik layar yang memastikan setiap acara berjalan sempurna tanpa kendala. Semua persiapan dilakukan dengan penuh dedikasi dan profesionalisme.

Nah, Sobat EastPro, kalau kamu butuh EO yang nggak cuma profesional tapi juga kreatif, EastPro Event Organizer adalah jawabannya! Sebagai event organizer Jakarta terbaik dan MICE event organizer expert, EastPro berpengalaman menangani berbagai corporate dan MICE event dengan hasil yang berkesan dan tak terlupakan. Crew EastPro atau EastPro Warriors selalu berdedikasi memberikan karya dan kreativitas terbaik dalam setiap proyek event yang ditangani. 

Persiapan terbaik selalu dilakukan baik itu untuk event launching, gathering, exhibition, hingga festival musik. Dengan tim yang andal dan profesional, EastPro siap mewujudkan event impianmu. Kamu gak perlu repot, crew EastPro yang akan mengurus segala sesuatunya. Yuk, kolaborasi bareng EastPro untuk hasil event yang keren dan tak terlupakan! Let us do the work, you enjoy it!