Contoh Rundown Gala Dinner, Praktis dan Bisa Kamu Tiru

Halo Sobat EastPro!

Menyelenggarakan gala dinner yang elegan dan tak terlupakan adalah tantangan sekaligus seni tersendiri. Bikin rundown gala dinner juga butuh perencanaan yang matang. Acara ini gak cuma tentang makan malam, tapi juga momen untuk memberikan penghargaan, menjalin hubungan, dan menciptakan kesan mendalam bagi para tamu. Gala dinner adalah momen istimewa yang memadukan suasana mewah sekaligus hiburan seru. 

Buat kamu yang lagi cari inspirasi untuk sususan acara gala dinner atau pengin bikin event gala dinner yang sukses dan memukau para tamu, yuk simak acara inti apa aja yang ada di gala dinner serta contoh rundown gala dinner yang praktis dan bisa langsung kamu tiru!

Acara Inti Gala Dinner

Baik untuk penghargaan, penggalangan dana ataupun untuk tujuan bisnis, gala dinner adalah acara formal sehingga perlu banget nih kamu persiapkan beberapa acara inti yang ada di dalamnya dengan seksama. Berikut ini acara inti yang wajib ada di susunan acara gala dinner kamu.

1. Opening Ceremony: Pembukaan yang Menggugah

Mulai acara dengan opening ceremony yang megah! Kamu bisa menghadirkan MC profesional dan tetap kekinian untuk menyapa tamu dengan hangat dan membangun suasana. Jangan lupa tambahkan elemen seperti:

• Musik pengiring yang elegan (live band atau dari pemutar musik)
• Penampilan tari tradisional atau modern sesuai tema
• Video pendek pembuka baik berupa company profile untuk perkenalan perusahaan atau video berisikan program acara

EO seperti EastPro Event Organizer bisa membantu menciptakan konsep pembukaan yang unik, biar kesan pertama langsung memukau. Termasuk video multimedia yang akan kamu putar di acara pembukaan ini, loh! Mainkan juga lighting dan sound system yang mendukung untuk suasana acara pembukaan ini. 

2. Welcome Speech: Sambutan Singkat tapi Bermakna

Sambutan dari perwakilan perusahaan adalah bagian penting untuk membuka acara gala dinner secara resmi. Durasi 5-10 menit sudah cukup. Sesi sambutan bisa kamu isi dengan detail acara sbb: 

• Ucapan terima kasih kepada tamu
• Penjelasan singkat tentang tujuan atau tema gala dinner
• Harapan untuk menikmati malam spesial bersama

3. Dinner Time: Makan Malam Mewah yang Berkesan

Saatnya tamu menikmati hidangan mewah! Ini adalah bagian utama dari acara gala dinner yaitu makan malam yang elegan. Pilih menu makanan yang variatif, dari appetizer hingga dessert. Pastikan:

• hidangan disesuaikan dengan preferensi tamu, pastikan ada menu vegetarian atau diet khusus
• sajikan makanan secara buffet atau pengaturan meja yang cantik sesuai tema
• iringi suasana dengan live music atau performance akustik.

4. Entertainment (Hiburan)

Setelah makan malam, waktunya menghibur tamu. Ada beberapa pilihan untuk sesi ini. Menampilkan hiburan saat para tamu makan malam atau setelah selesai makan. Hiburan bisa berupa:

• Penampilan band lokal atau penyanyi solo
• Stand-up comedy dengan tema ringan
• Penampilan bintang tamu spesial sesuai konsep acara. Pastikan hiburan ini sesuai dengan selera tamu dan menciptakan suasana menyenangkan.

EO Jakarta berpengalaman seperti EastPro pastinya juga bisa bantu memilih artis atau pengisi acara yang sesuai dengan vibes gala dinner kamu.

5. Awarding atau Apresiasi

Nah, seringnya, event gala dinner juga menjadi ajang penghargaan, baik bagi para tamu undangan maupun kepada karyawan. Agar menjadi momen yang lebih spesial, kamu bisa lengkapi sesi awarding dengan beberapa hal ini:

• Gunakan presentasi visual seperti video pendek untuk perkenalan penerima penghargaan
• Sertakan musik pengiring yang mendukung suasana
• Siapkan hadiah sesuai jenis penghargaan yang diberikan
• Sertakan kata-kata apresiasi yang tulus dari MC

6. Closing: Penutup yang Elegan

Setelah semua rangkaian acara utama gala dinner selesai, akhiri acara dengan penutup yang hangat dan memorable. Sesi ini bisa dilakukan dengan sbb:

• Ucapan terima kasih kepada seluruh tamu dan pengisi acara
• Pemberian souvenir atau merchandise eksklusif untuk tamu sebelum mereka pulang
• Sesi foto bersama
• Penampilan musik akustik sebagai pengiring closing ceremony 

Contoh Rundown Gala Dinner dari Awal hingga Akhir

Sobat EastPro, kalo yang sebelumnya adalah susunan acara inti gala dinner, nah, berikut ini contoh rundown gala dinner dari awal hingga akhir yang langsung bisa kamu aplikasikan. 

17:00 – 18:00: Registrasi dan Welcome Drink

18:00 – 18:10:  Pembukaan oleh MC

18:10  – 18:20:  Menyanyikan Lagu Indonesia Raya

18:20 – 18:30:  Pembacaan Doa

18:30 – 18:45:  Penampilan Tarian Pembuka

18:45 – 19:15:   Welcome Speech, sambutan - sambutan

19:15 – 20:30:  Makan Malam, sekaligus sesi hiburan

              Live music atau penampilan bintang tamu

20:30 – 21:00: Acara Penghargaan (Awards Ceremony)

               Penayangan video dan pemberian penghargaan

21:00 – 21:15:   Foto Bersama

21:15 – 21:30:   Penutup

Rundown gala dinner ini pastinya bisa kamu sesuaikan dengan tema, durasi dan kebutuhan event kamu ya, Sobat. Misalnya, acara makan malam bisa dijadwalkan di depan yang mengawali acara pembukaan, sehingga acara utama bisa dilangsungkan setelah para tamu selesai makan malam. Durasi untuk sesi penghargaan juga bisa disesuaikan dengan banyaknya penerima penghargaan. Semua tergantung dari kebutuhan acara. 

Elemen Wajib untuk Gala Dinner yang Sukses

Sobat EastPro, selain rundown, ada beberapa elemen yang gak boleh ketinggalan di event gala dinner.  Agar berjalan lancar dan meninggalkan kesan mendalam, jangan lupa siapkan juga hal-hal berikut ini, ya!

1. Tema dan Dress Code

Pilih tema yang unik dan dress code yang sesuai untuk memberikan arahan kepada tamu. Tema yang menarik akan membuat gala dinner terlihat lebih hidup dan memorable.

2. Venue yang Sesuai

Untuk event gala dinner yang elegan, kamu bisa pilih ballroom hotel atau convention center. Pemilihan venue yang ideal bisa bikin tamu merasa istimewa sejak mereka melangkah masuk.

3. Dekorasi yang Elegan

Dekorasi adalah elemen penting yang akan menciptakan suasana. Gunakan dekorasi yang selaras dengan tema, seperti centerpieces meja, lighting yang dramatis, dan backdrop untuk foto. Dekorasi yang ciamik pastinya juga bakal bikin event gala dinner kamu makin epik!

4. Hiburan Berkualitas

Hiburan adalah bagian penting dalam setiap event gala dinner. Pastikan kamu memilih hiburan yang profesional dan sesuai dengan konsep acara.

5. Souvenir Eksklusif

Berikan souvenir yang berkesan sebagai bentuk apresiasi kepada tamu. Souvenir ini juga bisa menjadi media branding yang efektif.

6. Fotografer dan Videografer

Dokumentasi wajib banget ada buat mengabadikan momen-momen penting selama acara berlangsung. Pilih tim dokumentasi yang berpengalaman agar hasilnya maksimal.

Nah, Sobat EastPro, itu dia contoh rundown gala dinner praktis yang bisa langsung kamu tiru buat event kamu! Perhatikan juga elemen-elemen yang wajib ada agar event gala dinner kamu bisa membuat kesan mendalam bagi semua tamu. 

Untuk event gala dinner seperti ini, kamu juga bisa percayakan pada EO berpengalaman, seperti EastPro Event Organizer. EastPro adalah event organizer Jakarta terbaik yang telah menangani berbagai event gala dinner perusahaan, serta corporate event lainnya, termasuk launching, awarding, serta gathering. EastPro juga penyelenggara pameran hingga festival musik. 

Jadi, kalo kamu gak mau repot dan ingin hasil yang maksimal, serahkan penyelenggaraan event gala dinner kamu pada EastPro, ya. Mulai dari perencanaan event, konsep yang elegan, hingga eksekusi yang sempurna akan ditangani oleh tim kreatif EastPro. Kamu tinggal duduk manis, biar EastPro yang bikin acara kamu jadi spektakuler! Let us do the work, you enjoy it!